PRAKTEK OUTSOURCING DALAM AKTIVITAS PERUSAHAAN

Persaingan dalam dunia bisnis yang semakin tajam sekarang ini mendorong perusahaan untuk lebih fokus pada penciptaan produk dan jasa yang terkait langsung dengan bisnis utamanya. Efisiensi biaya dalam berbagai komponen pengeluaran keuangan perusahaan merupakan salah satu cara untuk dapat memenangkan persaingan. Kecenderungan yang terjadi adalah bahwa pengeluaran untuk pembiayaaan SDM perusahaan memakan porsi yang cukup besar dalam anggaran keungan perusahaan. Salah satu solusi untuk menghemat pengeluaran ini adalah dengan menggunakan sistem outsourcing.
Implementasi outsourcing dapat diterapkan mulai dari hal-hal yang sederhana seperti pengelolaan cleaning service sampai pada level yang rumit yaitu pengelolaan perusahaan. Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit, dan lainnya.
Secara umum outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kriteria yang telah disepakati. Menurut UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, outsourcing diartikan sebagai pemborongan pekerjaan dan penyediaan jasa tenaga kerja.
Dalam pengertian yang luas, outsourcing diartikan sebagai penyerahan atau pengontrakan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dimana ada beberapa tipe yang dapat dikenali, antara lain :
1. contracting
Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama yang menyangkut kegiatan yang sederhana atau jenis layanan tingkat rendah. Oleh karena sifat pekerjaan yang sangat sederhana maka pemilihan pemberi jasa bukan merupakan masalah serius. Dari segi biaya, mungkin bukan bagian yang besar dari seluruh biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan..
2. outsourcing
Merupakan penyerahan aktivitas perusahaan kepada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Oleh karena itu pemilihan pemberi jasa yang menspesialiasasikan dirinya pada jenis pekerjaan yang akan diserahkan merupakan hal yang sangat vital.
3. insourcing
Merupakan kebalikan dari outsourcing, dimana perusahaan bukan menyerahkan aktivitas pada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten, namun justru mengambil atau menerima pekerjaan dari perusahaan lain dengan berbagai motivasi. Salah satu motivasi yang penting adalah menjaga tingkat produktivitas,
4. co-sourcing
Merupakan jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas, dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing biasa. Dengan cara ini, keberhasilan pekerjaan seakan-akan menjadi tanggung bersama, termasuk juga resiko ketidakberhasilan.
5. benefit based relationship
Merupakan hubungan outsourcing dimana sejak semula kedua belah pihak mengadakan investasi bersama, dengan pembagian pekerjaan tertentu. Kedua belah pihak mendapat pembagian keuntungan berdasarkan formula yang disetujui bersama.
Outsourcing di bidang teknologi informasi ( TI ) belakangan ini juga semakin marak. Beberapa pandangan yang menjadi alasan umtuk implementasi outsourcing TI antara lain yang pertama terkait dengan pengurangan ongkos dari total bisnis. Dari sisi biaya, outsourcing memungkinkan mengatur pengeluaran TI lebih baik. Alasan kedua, adanya dorongan agar teknologi diubah. Outsourcing juga membuka peluang akses terhadap new skill dan tidak harus me-retain orang. Alasan ketiga, quality of service pada end user harus terus membaik. Dengan outsourcing diharapkan kualitas layanan bisa menjadi lebih baik. Alasan keempat, karena merger dan akuisisi yang terus-menerus terjadi. Ini menyebabkan outsourcing menjadi pilihan yang bijaksana karena tidak terlalu berisiko. Alasan kelima, memungkinkan perubahan business process dalam organisasi. Dan keenam, memungkinkan organisasi bisa fokus pada core business.
Untuk memutuskan memilih apakah untuk pertama kalinya melakukan outsourcing atau melanjutkan outsourcing, memerlukan proses yang cukup kompleks. Perlu dilakukan audit secara objektif atau dilakukan appraisal atas aktivitas-aktivitas yang ingin di-outsource-kan. Pada umumnya, aktivitas yang dapat di-outsource-kan adalah aktivitas penunjang, atau bukan aktivitas atau bisnis utama perusahaan, sedangkan bisnis utama tetap dilaksanakan sendiri. Pertanyaan yang mungkin dapat membantu untuk menentukan apakah suatu aktivitas itu termasuk dalam bisnis utama atau bukan yaitu : Apakah hasil utama dari perusahaan itu ? Proses utama terakhir yang menghasilkan hasil utama tersebut dapat disebut sebagai core business. Misalnya, perusahaan pembuatan mobil. Hasil utamanya adalah mobil dan proses utama dari pembuatan mobil adalah merakit. Jadi ini menjadi bisnis utamanya, sementara proses atau aktivitas lain bukan bisnis utama.
Ada empat hal yang dapat dilakukan untuk strategic driver outsourcing. Pertama, business driver. Pada bagian ini ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
(a) pemilik bisnis bisa fokus pada bisnisnya;
(b) setelah bisnis bisa fokus, TI harus diarahkan pada strategic business perusahaan;
(c) outsource akan memperbaiki service level ke customer menuju world class service; dan
(d) dengan cara ini, pemilik bisnis akan bisa meng-improve overall business performance company. Hal ini akan meningkatkan mutu dan kualitas pekerjaan. Sebagai akibat tambahan, pemilik bisnis akan bisa mengurangi risiko investasi. Ini akan mengurangi investasi secara keseluruhan. Dulu, jika investasi TI bisa memakan dana 1000 misalnya, dengan outsource pemakaian dana bisa diangsur. Kedua, industry driver. Secara absolute outsourcing akan memberikan opportunity baru dengan pendekatan yang baru pula; memberikan perubahan secara menyeluruh; dan akan muncul bentuk baru dalam kompetisi. Ketiga, financial driver. Dengan outsourcing, biaya menjadi clear. Besarnya biaya bahkan bisa fix, bukan lagi variabel. Keempat, IT driver. Ini akan meningkatkan services level TI; meningkatkan efektivitas; dan implementasinya lebih cepat, tidak buang-buang waktu dan pemilik bisnis bisa mempercepat go to market dengan IT partner. Knowledge IT partner bisa dituntut habis-habisan karena dia memang harus lebih tahu terlebih dahulu dari pada pemakai.
Pada gambar di bawah ini digambarkan langkah-langkah yang dilakukan sesudah ada keputusan untuk melakukan outsourcing. Langkah-langkah ini tentu saja bukan suatu ketentuan yang mutlak harus dilakukan, tetapi sekedar pedoman yang dapat digunakan secara kurang lebih berurutan.

Tahap Outsourcing
Secara umum, ada empat fase yang harus dilalui untuk implemenetasi outsourcing, yaitu fase pertama, bagaimana menciptakan saling pengertian antara kedua belah pihak, antara business owner dan perusahaan yang akan diserahi tugas outsource. Business owner mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana harus membelinya. Sebaliknya, perusahaan outsourcer mengerti apa yang di-deliver dan apa yang akan diberikan ke perusahaan penerima outsource. Pada tahap ini dibutuhkan saling mempelajari satu sama lain. Fase kedua, formalisasi kontrak berkaitan dengan aplikasi yang akan dikerjakan. Kontrak harus dibuat sedetil mungkin, dan bukan bersifat umum. Fase ketiga, transisi. Fase ini merupakan implementasi perubahan-perubahan dari proses bisnis, business management dan achieve management. Pada fase ini juga ditentukan perubahan SOP (standard operating procedure) yang meliputi: (a) change management; (b) komunikasi yang intens di antara komunitas kelompok kerja; dan (c) training. Pada bagian akhir ini, training harus dilakukan secara benar dan menyeluruh. Fase keempat, kestabilan. Pada fase ini perlu dilakukan review, checking, maintenance dan komunikasi. Untuk memuluskan itu, diperlukan seorang IT Manager yang senior dan amat berpengaruh.
Menurut penelitian yang dilakukan oleh The Outsourcing Institute, faktor yang menyebabkan keberhasilan langkah outsourcing, yaitu :memahami maksud dan tujuan perusahaan, memiliki visi dan perencanaan strategis, memilih secara tepat pemberi jasa, melakukan pengawasan dan pengelolaan secara terus menerus terhadao hubungan antara perusahaan dengan pemberi jasa, memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik, memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait, mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen, memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yang menyangkut karyawan, memiliki justifikasi ekonomi dan keungan yang layak, menggunakan tenaga berpengalaman dari luar.



Sumber Pustaka :
http://bebas.vlsm.org
http://outsourcingonline.wordpress.com
Ricardus Eko Indrajit & Richardus Joko Pranoto. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta : PT Grasindo
www.ebizzasia.com